Bize Ulaşmak İçin
0 (232) 464 41 00
0 (232) 216 22 15

6698 Sayılı KVKK Kapsamında Personel Aydınlatma Metni

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA PERSONEL AYDINLATMA METNİ
Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı
MUSTAFA UFUK KARHAN (KARHAN & KARHAN HUKUK BÜROSU) olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun” olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin korunması için tedbir almaktayız. Kişisel Verilerinizi, KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında ve “veri sorumlusu” sıfatımızla aşağıda açıklanan sebeplerle ve yöntemlerle işlemekteyiz.
MUSTAFA UFUK KARHAN (KARHAN & KARHAN HUKUK BÜROSU) Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. Maddesinde yer alan “ Veri Sorumlusu’nun Aydınlatma Yükümlülüğü “ başlıklı maddesi uyarınca: veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK’nın 11. Maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metninde “Kişisel Verileriniz” için yapılan açıklamalar, “Özel Nitelikli Kişisel Veriler”inizi de kapsamaktadır.

  1. Veri Sorumlusu

Büro Unvanı: MUSTAFA UFUK KARHAN (KARHAN & KARHAN HUKUK BÜROSU)
Adres: Konak Mahallesi Cumhuriyet Bulvarı No:36 Kat:3 Konak İzmir
(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında “Ofis” olarak anılacaktır.)
Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Ofisin bağlı birimleri, internet sitesi, sosyal medya mecraları, çağrı merkezi, mobil uygulamalar ofis içerisinde faaliyetlerin yürütülebilmesi için kullanılan yazılımlar, kamera çekimi vasıtasıyla ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Kişisel verileriniz, Ofis ile ilişkiniz devam ettiği müddetçe oluşturularak ve güncellenerek işlenebilecek ve hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir.
Kişisel verileriniz, aşağıda ikinci maddede yer alan amaçlar doğrultusunda ve 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları
Kişisel Verileriniz yasal yükümlülükler gereği veya ofis iş ve işlemlerinde daha uygun bir hizmet verebilmek amacıyla güvenli bir şekilde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun bir şekilde işlenmektedir.
Bu kapsamda kişisel veri olarak tabloda yer alan veriler toplanmaktadır;
Kimlik: Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur.
Ad, Soyad, Doğum Tarihi, Doğum Tarihi /Doğum Yeri, Sosyal Kimlik / TC Kimlik, Yabancı Kimlik No-Vergi No, Sigorta Numarası, Cinsiyet, Pasaport Numarası, Vize Numarası, Sürücü Ehliyet Numarası, Oda sicil kayıt numarası, Vesikalık Fotoğraf, Doğum Yeri, Yaşı, Nüfusa Kayıtlı Olduğu Yer, Vukuatlı Nüfus Cüzdanı Örneği, Meslek bilgisi, Nüfus cüzdanı, Ehliyet, Evlilik Cüzdanı, Pasaport Cüzdanı, SRC Belgesi, Avukatlık Kimliği Fotokopileri, Takma Adlar, Plaka, Kızlık Soyadı, Vergi Kimlik No, Sgk Sicil No, Uyruk,
İletişim: Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur.
Telefon numarası, Mail adresi, Fax, Ev Adresi, ikametgah, Adres Kayıt Sistemi Kayıtları, İş adresi, Acil Durumda aranacak kişi bilgileri, İp Adresi,
Özlük: Bu veri kategorisi Bordro bilgileri, Disiplin soruşturması, İşe giriş belgesi kayıtları, Mal bildirimi bilgileri, Özgeçmiş bilgileri, Performans değerlendirme raporları gibi veri türlerini ifade etmektedir.
Yıllık İzin/Ücretsiz izin Formu, İşten Ayrılma Tarihi, İşten Ayrılma Sebebi, Disiplin Suçu Kaydı, Çalışanın iş yerine giriş çıkış saatleri, Personel Numarası, SGK İşe Giriş Bildirgesi, SGK İşten Çıkış Bildirgesi, SGK Tahakkuk Fişi, SGK Ödeme Dekontu, Ayakkabı Numarası, Beden Ölçüsü, Meslek yeterlilik belgesi, Doğum/Ölüm/Evlenme izin formları, ISG sertifikası, Askerlik durumu, SGK Hizmet Dökümü, SGK Bildirim Kaydı, İşe Giriş Bildirgesi, İş Pozisyonu / Unvan, Bağlı Olduğu Bölüm, Ücret, Eğitim, İstihdam Tarihi, Fotoğraf, Bordro, Bordro Çalışma Saati, Eski işyerinden çalışma belgesi, Geçmişte alınan ihtar ve cezalar, İş Grubu, Meslek Kodu, Yeni İş Pozisyonu / Unvan, Özel güvenlik ve yenileme serfikası, Boy, Kilo, Diploma Numarası, Diploma, Ders Notları/Ortalaması, Öğrenci Yerleştirme Sınav Sonucu, Başvuru Formları, Mülakat Kaydı, Değerlendirme Sonucu, Yabancı dil bilgisi, Çalışan Adayı Bilgisi, İşten Ayrılma Sebebi, Sertifika ve Yetkinlik belgesi, Referans kişi bilgisi, Okul bilgisi, Özgeçmiş, Yönetici Değerlendirme Sonucu,
Borçlu/Müvekkil İşlem: Bu veri kategorisi Çağrı merkezi kayıtları, Fatura, senet, çek bilgileri, Gişe dekontlarındaki bilgiler, Borç bilgisi, Talep bilgisi gibi veri türlerini ifade etmektedir.
Call Center Kayıt, Video Kaydı,
Fiziksel Mekan Güvenliği: Bu veri kategorisi Çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, Kamera kayıtları gibi veri türlerini ifade etmektedir.
Görüntü kayıt, Kameralar,
İşlem Güvenliği: Bu veri kategorisi IP adresi bilgileri, İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri, Şifre ve parola bilgileri gibi veri türlerini ifade etmektedir.
Güvenlik anahtarları, Şifre, Kullanıcı adları, e-imza, Oturum anahtarları bilgileri, Şifreleme yöntemi, Çerez Bilgileri (işlem güvenliği bilgisine yönelik), İşlem Güvenliği Bilgisi, Digital tanımlayıcılar, Üyelik Bilgileri,
Risk Yönetimi: Bu veri kategorisi Ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler gibi veri türlerini ifade etmektedir.
Adres Kayıt Sistemi Kayıtları, IP adresi bilgisi, Mac adresi bilgisi, Cihaz Modeli/Tipi, Cihaz seri numarası bilgisi, İşletim Sistemi Bilgileri, Internet Tarayıcı Bilgileri, IMEI numarası, Bilgisayar Adı, İş detayları ( İşyeri adı, adres, iletişim), İşyeri Personel sicil no, İşyeri SGK Sicil No,
Finans: Kişinin finansal bilgilerinin bulunduğu veri grubudur.
Yatırım Tercihi, Haciz, Banka Hesap No, IBAN, Maaş Ödeme Dekontu,
Mesleki Deneyim: Kişinin mesleğine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur.
Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Bilgisi, Teknik Bilgi, Hitabet seviyesi, Çalıştığı Kurum Bilgileri, Meslek Odası Sicili, Kurs – Sertifikasyon Bilgisi, Meslek İçi Eğitim Bilgisi, Diplama Bilgisi,
Görsel Ve İşitsel Kayıtlar: Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur.
Fotoğraf, Ses Kaydı, Kamera Kaydı, Ehliyet Fotokopisi Ön Yüzü, Kimlik Fotokopisi Ön Yüzü, Pasaport Fotokopisi,
Irk Ve Etnik Köken: Bu veri kategorisi Irk ve etnik kökeni bilgileri gibi veri türlerini ifade etmektedir.
Irk, Etnik köken, Uyruk,
Kılık Ve Kıyafet: Kişinin giyim kuşamına dair ayırt edici özelliklerin bulunduğu veri grubudur.
Kurumsal kıyafet ve fiziksel görünüm, Kılık, kıyafet, Beden Ölçüleri,
Dernek Üyeliği: Kişinin üye ve ilgili olduğu dernek bilgilerinin bulunduğu veri grubudur.
Dernek Üyelikleri,
Vakıf Üyeliği: Bu veri kategorisi Vakıf üyeliği bilgileri gibi veri türlerini ifade etmektedir.
Vakıf Üyeliği,
Sendika Üyeliği: Bu veri kategorisi Sendika üyeliği bilgileri gibi veri türlerini ifade etmektedir.
sendika üyeliği,
Sağlık Bilgileri: Kişinin sağlık bilgilerinin bulunduğu veri grubudur.
Sigorta Bilgileri (Kurum tarafından yaptırılan Hayat – Sağlık Sigortaları), Sağlık Bilgileri, Engellik Bilgisi, Kan Grubu, Sigorta Sağlık Bilgileri, Seyahat Sağlık sigortası, Rapor, Psikoteknik Begesi, Medikal Geçmiş, Check-up Sonucu, Konsiltasyon Raporu, Diet Formu, Ameliyat Bilgileri, Uygulanan Tedavi Yöntemi, Hastalık Türü, İlaç Bilgisi, Göz Retina Çekimleri, Tıbbi Değerler, Tahlil – Tetkik Sonuçları, İşitsel Sağlık Bilgisi,
Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri: Bu veri kategorisi Ceza mahkumiyetine ilişkin bilgiler, Güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgilergibi veri türlerini ifade etmektedir.
Ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler, Adli Kayıtlar,
Diğer Bilgiler: Bu veri kategorisi Kullanıcı tarafından belirlenecek veri türleri gibi veri türlerini ifade etmektedir.
Tartışmalı konulara ilişkin görüşler, Askerlik Bilgisi,
Dijital İz Verisi: Kişiye ait bilgilerin işlenmesi sonucu oluşan dijital izlerin bulunduğu veri grubudur.
Log,
Eğitim Verisi: Kişiye ait eğitim verilerinin bulunduğu veri grubudur.
Diploma Notu, Diploma Bilgisi, Diploma Fotokopisi / Taraması, Eğitim Kurumu Bilgisi,
İmza Verisi: Kişiye ait imza bilgilerinin bulunduğu veri grubudur.
İmza Fotokopisi / Tarama.
Toplanan kişisel verileriniz;

  • Ofis ile ilişkisi olan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi, kurum ve kuruluşların (müvekkiller, karşı yanlar, çalışanlar, ziyaretçiler, tedarikçiler, iş ortakları vb.) ürün ve hizmetlerinden yararlanabilmeleri için gerekli çalışmaların ilgili iş birimlerimiz tarafından yapılabilmesi,
  • Ofis işlerinin yürütüldüğü veya ofise bağlı merkez ve birimlerinde bulunan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi kurum ve kuruluşların can ve mal güvenlikleri ile hukuki, ticari ve iş sağlığı güvenliklerinin temini,
  • Kamera görüntülerinin depolanması ofis işlerinin yürütüldüğü veya ofise bağlı merkez ve birimlerinde fiziki olarak bulunmanız halinde disiplinin, güvenliğin ve denetimlerin sağlanması,
  • 4857 sayılı İş Kanunu, 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Korunması Yönetmeliği.
  • Görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca yapılacak denetleme ve/veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi,
  • Yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilmesi,
  • Ofisimiz ve ofisimize bağlı tüm merkez ve birimlerde sunulan ürün ve hizmetlerin kullanım şekline ilişkin listeleme, raporlama, doğrulama analiz çalışması yapmak, bu hususta istatistiki ve bilimsel bilgiler üretmek, buna bağlı olarak ürün ve hizmetlerimizi geliştirmek, ürün ve hizmetlerimize ilişkin memnuniyeti arttırmak ve bu kapsamda kullanıcıya ilişkin özelleştirmelerde bulunmak,
  • Ürün ve hizmetlerimize ilişkin, pazar araştırması, tanıtım ve gerekli bilgilendirmeyi yapabilmek, şikâyet ve önerileri değerlendirebilmek ve Ofis ile paylaşılan iletişim kanalları üzerinden doğrudan sizinle irtibata geçebilmek,
  • Ofisimizin tüm İnsan Kaynakları süreç ve politikalarının yürütülmesi,
  • Sunulan tüm hizmetlerin finansmanının planlanması ve yönetimi, faturalandırılmasının yapılması,
  • Tüm çalışanların eğitilmesi ve geliştirilmesi,
  • Eğitim, seminer vb. organizasyonlara katılım taleplerinin yerine getirilmesi,
  • Risk yönetimi ve kalite geliştirme aktivitelerinin yerine getirilmesi,
  • Anlaşmalı olunan özel sigorta şirketleri ve/veya diğer kurumlar tarafından, anlaşmalar çerçevesinde sunulan teklif, promosyon, muafiyet vb. hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
  • Veri güvenliği kapsamında, sistem ve uygulamalar için gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin alınması,
  • Kamu düzeninin ve sağlığının korunması,
  • Koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım, medikal malzemelerinin temini gibi sağlık hizmetlerinin yürütülmesi ve yönetilmesi

amaçlarıyla, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir.
İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
KVKK ve ilgili sağlık mevzuatı uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınmasını sağlayarak, Kişisel Veri/Kişisel Verilerinizi yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda;

  • İlgili diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi/kurum ve/veya kuruluşlar
  • Özel sigorta şirketleri, bankalar, sandıklar, vakıflar
  • Hukuki işlerin takibi amacıyla avukatlar veya avukatlık ortaklıkları
  • Finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi amacıyla mali müşavirler
  • Denetçiler
  • Danışmanlar
  • Müvekkiller

Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi
Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Ofisimiz ve Ofisimize bağlı merkez ve birimlerinin tabi olduğu, ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır.
Kişisel verileriniz, amaçla sınırlılık ilkesinin bir gereği olarak işbu Aydınlatma Metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi ve her halükârda Ofis uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre ile sınırlı olarak işlenmekte, sürelerin dolması ardından ise silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu kapsamda süreç bazlı kişisel verilerin saklama süresi aşağıda belirtilmektedir;

SÜREÇ SAKLAMA SÜRESİ
İş Akdinin Sona Ermesinin Ardından 10 Yıl
İş Başvurusunun Ardından 10 Yıl

 İlgili kişinin Hakları ve Bu Haklarını Kullanması
Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin hakları
Kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

  1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  6. KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,
  8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

İlgili kişinin Haklarını Kullanması
Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler aydınlatma metninde belirtilen haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Forumu’nu doldurup imzalayarak MUSTAFA UFUK KARHAN’ne ücretsiz olarak iletebileceklerdir. Bu konuda kapsamlı düzenleme MUSTAFA UFUK KARHAN Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü ve MUSTAFA UFUK KARHAN Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nda yapılmıştır.
İlgili kişi;

  • http://karhanhukuk.org adresinde bulunan kişisel veri başvuru ve yanıt formunu doldurulduktan sonra veya usulüne uygun bir dilekçe hazırladıktan sonra bir nüshasının bizzat elden veya yazılı olarak iadeli taahhütlü posta aracılığı ile Konak Mahallesi Cumhuriyet Bulvarı No:36 Kat:3 Konak İzmir adresine iletilmesi veya şahsen başvuru yapması ile,
  • http://karhanhukuk.org/aydinlatma adresinde bulunan Aydınlatma Metnine uygun ve 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun [email protected] adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından MUSTAFA UFUK KARHAN’ne daha önce bildirilen ve MUSTAFA UFUK KARHAN’nin sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla [email protected] başvuru yapılması ile veri sorumlusuna başvurabilir.

Yukarıda sayılan başvurunun geçerli bir başvuru olarak kabul edilebilmesi için, Veri Sorumlusuna Başvuru Usulleri Hakkında Tebliğ uyarınca başvuruda, ilgili kişinin;

  1. a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
  2. b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
  3. c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,

ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,

  1. d) Talep konusu,

bilgilerini belirtmesi zorunludur. Aksi halde başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir. Başvuru formu doldurmadan yapılacak başvurularda burada sayılan hususların eksiksiz olarak MUSTAFA UFUK KARHAN’ne iletilmesi gerekmektedir.
Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.